De manier van werken verandert voor iedereen. Door de coronacrisis is dat veranderproces in een stroomversnelling gekomen. Veel werkzaamheden blijken we overal te kunnen doen: een mail sturen kan in de trein op je smartphone, een Teams-meeting met collega’s doe je thuis aan de keukentafel en voor een functioneringsgesprek met je manager spreek je af op kantoor.
Voor medewerkers van het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) geldt deze verschuiving naar digitaal samenwerken natuurlijk ook. Zo’n verandering naar deze hedendaagse manier van werken vraagt om heldere communicatie. Waarom gaan we steeds meer in de Cloud werken? Welke mogelijkheden zijn er? Is het wel veilig? En vooral: hoe werkt het? In de onderstaande case lees je hoe we dit voor het UMCG gerealiseerd hebben.
Digitaal Samenwerken
Onze opdrachtgever: het UMCG – één van de grootste ziekenhuizen van Nederland.
Het UMCG is één van de grootste ziekenhuizen in Nederland en is de grootste werkgever van Noord-Nederland. De ruim 12.000 medewerkers werken samen aan zorg, onderzoek, opleiding en onderwijs met als gemeenschappelijke doelstelling: bouwen aan de toekomst van gezondheid.
Het vraagstuk vanuit het UMCG: een communicatieplan en contentstrategie
Sinds Covid-19 heeft digitaal werken binnen het UMCG een nog hogere prioriteit gekregen. Daarom is er een multidisciplinair team opgericht waarin veilig digitaal samenwerken centraal staat. Aan YFK is gevraagd om dit team te ondersteunen met het ontwikkelen van een organisatiebreed communicatieplan. En op basis van dit communicatieplan een contentstrategie te ontwikkelen en te uitrol hiervan te verzorgen.
De rol van YFK Research & Marketing
Eén van de belangrijkste voordelen van werken met YFK Research & Marketing is dat YFK werkt met young professionals in combinatie met senior marketeers/communicatieprofessionals. Het voordeel van deze ´smart-mix’ in opdrachten is de vernieuwende blik van een young professional en de ervaring van de senior. Deze werkwijze past ook goed bij het vraagstuk van het UMCG waar zowel strategische kennis en organisatiesensitiviteit als pragmatische en energieke executiekracht wordt gevraagd.
Voor een periode van 2 jaar ondersteunt YFK het UMCG op dagelijkse basis met het ontwikkelen van een organisatie breed communicatieplan zodat de moderne tools van het Digitaal Samenwerken (o.a. het Office 365 pakket) worden verweven in de bedrijfsstrategie. Met een vaste rol in het multidisciplinaire scrumteam binnen de afdeling Informatiemanagement Bedrijfsvoering vervult YFK tevens een grote bijdrage in de uitvoering van dit communicatieplan. Belangrijk hierbij is dat we de vertaling maken van technische functionaliteiten naar het dagelijks gebruik van de eindgebruiker.
We fungeren als communicatieadviseur, denken mee over strategische keuzes die gemaakt worden en pakken tegelijkertijd de operationele taken op. Zo zorgen we ervoor dat de adoptie van de nieuwe manier van werken soepel verloopt en dat er intern draagvlak gecreëerd wordt.
Resultaat: Hybride en veilig werk in het UMCG
Door onze inzet is het thema digitaal samenwerken goed geïntegreerd binnen het UMCG. Onderstaand een greep uit de opgeleverde zaken:
- Organisatie breed communicatieplan;
- Uitgebreide contentstrategie;
- Visuele roadmap;
- E-learning digitaal weerbaar & veilig;
- Projectsite met FAQ;
We zijn trots op de mooie stappen die we samen met het UMCG hebben gezet om veilig en hybride te werken.